ツールを変えただけで入稿作業時間が1/10に削減！
記事の品質も爆上がりした理由とは

株式会社NTOコンサルティング様は、税理士事務所が母体となり経理・給与の代行サービスや、これから起業を考える方向けの起業の方法・資金調達ノウハウのアドバイス業務を行っている会社です。

2023年1月に、起業を志す方向けの情報を発信する「起業スタートブック」をオープン。
サイト公開直後からライティングツール「Pencii（ペンシー）」を利用し、ブログ投稿に関わる一連の作業を劇的に効率化しています。

ブログの原稿をWordで作成していた状態からPenciiに移行したことで

• WordPressへの入稿作業が2分でできるようになった
• 記事フィードバックの効率が上がり、記事の質を上げることができた
• 記事の制作段階で公開後のイメージで執筆できるため、最後の装飾の二度手間がなくなった

など、運営の効率を大幅に改善する結果となっています。

そこで今回は、Penciiを使って記事作成をすることで記事制作プロセスがどのように変化したのか、代表取締役の永島様からお伺いしました。

• 「Wordでコンテンツ制作を進めているけど、思うように執筆速度が上がらない」
• 「Wordでの記事フィードバックが面倒で、記事の質が上がらない」

このようにお悩みのメディア担当者の方にとってお役に立てるはずです。

株式会社NTOコンサルティング様の生の声をできる限りそのまま載せております。ぜひご覧ください。

Pencii導入後の変化

株式会社NTOコンサルティング 　永島 俊晶様

変化1: フィードバックするのが遅れずに済むようになった。感覚的にPenciiを使っていれば、その工程通りに流れていく

以前はフィードバック1往復に2-3日かかっていましたが、Pencii導入後は、ライター・フィードバック担当者各自での確認の遅れがなくなりました。 
感覚的にPenciiを使っているだけで、システムが備えている工程通りに自動的に流れていくような感覚です。 

例えばPenciiのフィードバック機能を使ってるとどんな感じかというと、まずライターさんに記事を書いてもらって、ライターさんがフィードバック依頼をするのも記事上でワンクリックで依頼ができます。
すると私（フィードバック担当者）にはメールも届くし、Pencii上で通知も来る。Pencii上では今自分がレビューしなければならない記事が一覧で見ることができます。

私はメイン業務の隙間隙間に記事を確認するので、一覧で対応すべきものがぱっと分かりすぐ対応できるんです。そして、自分のレビューが終わったらまたPencii上の操作だけでフィードバック内容をライターへ戻せる。

なので、勝手に何も考えずに工程通りに進んでいくというところがいいところですね。
弊社では記事執筆における工程表というものを利用しているのですが、それだけを使っていると、次に何をするかは人間が考えなければならないのです。

もっと具体的に言うと例えば、Wordファイルをメールで送るだけでも、誰に送らなければならないのか、ではその人のメールアドレスは、など細かいところで人間が考えなければならないところがたくさんあるんです。間違えることなく考えることなく進められる、というところが良いです。

メールでフィードバック依頼のお知らせが来るところも、重宝しています。
私としては、他の業務もある中で、ぱっとメールのタイトルを確認してすぐにレビューすべきかを判断したいんです。ライターがPencii上でフィードバック依頼をすると、私のところにメールが届いて、メールのタイトルに記事のタイトルやキーワードがあるので、これは今すぐに対応したい、など優先度をつけて対応しやすいです。

変化2: WordPressへのアップ時間が20分から2分に。アップが誰でも行えるようになったのも良かった

Wordで記事を書いていたときは、WordからWordPressへ記事をアップして、装飾する担当者がいました。
その作業では、Wordから画像をダウンロードしてWordPressへアップロードしなおしたり、WordPress上で見出し、太字や囲みなどの装飾を行う必要があり20分ほどはかかってましたが、Pencii導入後はこの時間はほとんど無いくらいに短縮されました。時間にして2分、あるいは数分といったところです。   

また、Penciiを使って誰でもアップ作業ができるようになった、ということも良かったと思っています。
以前はシステムのことを担当する者がいて、Wordファイルを渡せばそのままWordPressへ装飾などを反映させてくれる、WordPressの中のことを全部やってもらえる状態だったのですが、「この人がいなくなったらどうしよう？」とふと考えました。

専属の担当者がいなくても、つまり技術的な知識がなくても、誰でもWordPressにボタンをポチポチ操作するだけでアップできるようになりました。誰でもこの仕事ができる状態になったんです。

変化3: WordよりもPenciiを使った方が、記事の質が上がる。Pencii上でペルソナを書くことでメンバーに確実に必要な情報を共有できた

もう一つ大きな変化としてあるのが、Penciiを使うことで記事の質が上がったことです。
私たちは、Penciiの記事編集画面の左側に表示される「メモ」に記事制作前に用意したコンテンツシート(※)の内容をコピペして、記事を執筆しながら参照できるようにしているのですが、記事を書くときに確実にこのメモ欄のペルソナなどの情報を見るようにできたことで、以前に比べ明らかに記事の質が上がりました。（※コンテンツシート=ペルソナやコンテンツの構成案などをまとめているコンテンツの設計書）

以前Wordで執筆していたときには、基本的にはWord上で本文だけを見て記事を書いていました。
ペルソナ、キーワード、記事を書くときのポイントや注意点といった情報はWord上にはなく、別のファイルにまとめてあり、そのファイルは同時に見ながら記事を書かなければならないんですね。

でも、見に行かないんです。やっぱり面倒くさくなってしまう。

Penciiを使うと、右側に本文があって、左側のメモ欄にコンテンツシートの内容を貼り付けて記事の概要とか注意点があるかとかを見ることができて、とても便利です。

メモ欄には、ペルソナなどの情報の他、注意してほしいところや、フォーカスしてほしいところ、ここは絶対入れてね、みたいな情報が書いてあります。
本文を見ながら、ペルソナについて思い出せるんです。「あれ、ここはこういうユーザー向けだ」のように気付ける。

以前とは違い必ず本文にセットでその情報を見ることができるので、チーム全体で記事の質が上がってくるんです。
質というのは、ユーザーに提供する上での質、という点ももちろんあるのですが、私が目指している質まで上がってくるんですね。本文を修正する側の、つまり私ですが、修正指示の意図がよく伝わるんです。おそらく、同じことをWordでやっても、ここまで記事の質は上がってこないと思います。

常に同じ画面で同じ情報を共有できているというのがとても大事です。

変化4: AIタイトル生成/タイトル候補機能で、タイトル決定がPencii上で完結

実は、このタイトル生成の機能ができた当時は正直使いづらくて、あまり使っていませんでした。
最初にこの機能ができたときは、キーワードの他に記事の執筆者がどんな人なのかの情報、記事のターゲットの情報を文章で入力する必要があり、それが面倒に感じてしまいました。   

でもその後機能が改善されて、キーワードを入力するだけで、記事の執筆者の情報、記事のターゲットの情報まで自動生成してくれるようになったので、使いやすくなり、よく使っています。
手軽に色々な語彙を出してくれるので、参考になります。

最終的には、社内で利用しているAIとPenciiでタイトル案をいくつか出し、良いものをPencii上でタイトル候補として保存しておきます。そこから私が良いタイトルを選ぶ、という運用にしています。
私はフィードバック担当としてPenciiだけ見ていて、Pencii上で完結するので、そこも便利に思っています。

Pencii導入前に抱えていた問題

当時、私たちは別のメディアを別のCMSを利用して運用していました。執筆体制はレビュー担当が2人、ライターが4人という構成です。執筆にはWordを使い、レビュー時はWordのコメント機能を使っていました。このような体制で、大きく2つ問題がありました。

チームで連携が取れず、記事のフィードバックでのやりとりの間に2-3日空いてしまう

まず1つ目の問題は、記事のフィードバックのときのやり取りの間に数日経過してしまうなど、メンバー間の連携が取れていなかったことです。

当時の運用フローとしては、
ライターが記事を書き終わる→ライターがWordファイルをメールで送信する→レビュー担当者がWordのコメント機能で修正点を記述する→レビュー担当者がライターにメールでWordファイルを返送する

という手順で行っていました。このフローの中で、どうしてもWordファイルを送ったあと、次のアクションを行うべき人がそのままにして数日経過してしまうのです。

今思えば、例え少しの作業でも、レビュー依頼をもらってからフィードバックするまでの間の細かな作業に煩わしさを感じていたと思います。

例えば、Wordファイルをメールで送信する、ダウンロードして開く、たくさんある中のどの記事についてのレビュー依頼なのかを確認する。レビューが終わったら、ファイルを保存してメールの画面を開き、メールタイトルとメール本文を書き、送信先メールアドレスを選択し、Wordファイルを添付する。

一つ一つは大したことのない作業ですが、この作業を何十記事もやる、となるとそれなりの労力がかかります。なので、月にもっと記事を完成させたいのに全然スピードが上がらなくて、どうしたらよいのだろうと頭を悩ませていました。

もっと直したいのに、フィードバックに時間がかかり過ぎるから、1往復しかできないことがほとんど。記事の質を上げられない

2つ目の問題は1つ目の問題に付随するのですが、フィードバックのやり取りに時間がかかり過ぎるために、執筆の本数を優先してフィードバックを殆どの場合1往復しかできなかった、ということです。

レビュー担当者、ライターそれぞれがボールを持っている時間が長く、フィードバックを2往復、3往復と続けてしまうと、1記事の完成までに時間がかかり、執筆・公開本数も上がりません。

そのため、記事の内容には満足していなくて直したいところももっとある状態なのに、1回のフィードバックでできるだけすべて指摘し、それを直してもらったらもう完成とせざるを得ない、という状況でした。

結果として、Wordを使った運用体制では、記事の質が上げにくい状況だった言えると思います。

記事作成の効率化に課題を抱えている方へのアドバイス

自社メディアで圧倒的な集客を実現し、成果を残していくためには、「良質なコンテンツを作成すること」に対して時間を最大限割くべきです。

このKWで調べているユーザーはどんな人で、どんなことに困っていて、どんな情報を求めているか、など、ユーザーのことを徹底的に考えたコンテンツが作れるからこそ、ユーザーは自分たちの会社・サービスを選んでくれると考えています。

そのためにも、記事フィードバック時の細かな作業やWordpressでの入稿作業は最小限に抑え、最大限に効率化すべきです。1つ1つの作業は大したことがなくてもそれらがないことで、記事の質を上げることにより集中することができます。

おわりに

「どうしたら、もっと良質なコンテンツを作成することに集中できるだろうか」オウンドメディアを運営する企業として、私たちは長年このことに苦心してきました。

時間がない中でコンテンツを作成することに悩まれている担当者の方も多いのでないでしょうか。

• WordPressでの入稿作業に時間がかかる
• Wordでの記事執筆は大変
• もっと良いコンテンツ作成にエネルギー・時間を割きたい

と悩まれている場合は、ぜひPenciiを体験してみて下さい。

この事例を見て、Penciiに興味を持たれた方は以下よりお問い合わせ下さい。
お客様の運用をお聞きしながら、実際のPenciiを体感して頂ければと思います。